DPG-GRUPPE

Ausschreibungen

DPG
Fachkompetenz und höchste Qualitätsstandards:

Wir sind Ihr Ansprechpartner für Ausschreibungen

Sie suchen einen zuverlässigen und qualifizierten Partner, der Elektroprüfungen bei Ihren Anlagen, Maschinen und Geräten einmalig oder auch wiederkehrend durchführen kann? Die Deutsche Elektro Prüfgesellschaft mbH, kurz DPG, ist bundesweiter Spezialist für Elektroprüfleistungen aller Art. Als kompetenter Experte nehmen wir gern auch an Ihren Ausschreibungen (VOB/VOL) teil. Dabei versprechen wir Ihnen von Anfang an die konsequente Einhaltung höchster Qualitätsstandards.

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Persönlicher Ansprechpartner

Pünktlich und individuell

Fachkompetenz auf höchstem Niveau

Erfahren Sie mehr über Ausschreibungen, an denen die DGP teilnimmt:

Unterschiedliche Ausschreibungsarten und ihre Besonderheiten

Öffentliche Ausschreibungen: Für jeden zugänglich

Mit ihrem kompetenten Team nimmt die DPG nach sorgfältiger Prüfung an öffentlichen Ausschreibungen mit verschiedenem Volumen teil. Hierbei handelt es sich um Ausschreibungen, an denen sich prinzipiell jedes Unternehmen beteiligen kann. Eine Vorauswahl möglicher Firmen findet hier in der Regel nicht statt. Öffentliche Träger wie Kommunen, Städte und andere Organisationen sind generell dazu verpflichtet, Aufträge abhängig von deren Volumen auszuschreiben. Die Ausschreibung kann lediglich auf nationaler Ebene erfolgen, auf EU-Ebene, aber auch individuell ausgerichtet sein. Bevor wir im Rahmen der Ausschreibung ein Angebot abgeben, gilt es Anforderungen und Rahmenbedingungen genau zu prüfen. Dazu gehören neben technischen Anforderungen auch organisatorische Vorgaben, beispielsweise zum Abarbeitungszeitraum oder dem erforderlichen Datenformat.

Beschränkte Ausschreibungen: Einschränkungen bei der Beteiligung

Neben den öffentlichen gibt es beschränkte Ausschreibungen. Hier findet von Seiten der Stellen, die die Ausschreibung durchführen, immer eine Vorauswahl von Unternehmen statt. Das ist vor allem dann wichtig, wenn besondere Anforderungen an Zertifikate und Qualifizierungen gestellt werden. Auch eine solche Ausschreibung kann wahlweise national oder international erfolgen. Die DPG kann auf Wunsch an beschränkten Ausschreibungen teilnehmen. Um ein individuelles Angebot zu erstellen, ist es empfehlenswert, dass sich die Träger vorab mit einem unserer Ansprechpartner in Verbindung zu setzen. So können wichtige Fristen, aber auch der Inhalt individuell geklärt werden.

Mehr als nur der Preis:

Wichtige Kriterien bei Ausschreibungen beachten

Häufig kommt in Vergabeverfahren – öffentlich wie beschränkt – nur der finale Preis als einziges Kriterium zum Einsatz. Dies hat zur Folge, dass wichtige Merkmale einer rechtssicheren Prüfung vernachlässigt werden und die Qualität der Prüfung am Ende unzureichend und für keine der beiden Seiten zufriedenstellen ist. Wichtige Punkte, die ausschreibende Stellen, Firmen und Institutionen beachten sollten sind unter anderem folgende:

Präqualifizierung

Präqualifizierung – versierte Anbieter von elektrischen Prüfungen sind bei der jeweiligen IHK für Ausschreibungen präqualifiziert.

Planungskonzept

Planungskonzept – teilweise verfügen Anbieter nicht über ausreichend Kapazitäten und verlieren den angestrebten Zieltermin schon zu Beginn aus den Augen. Fordern Sie daher ein (grobes) Planungskonzept an.

Anforderungen an das Personal

Anforderungen an das Personal – oft werden in Ausschreibungen elektrisch-unterwiesene Personen (sogenannte EuPs), teilweise unter Aufsicht einer Elektrofachkraft, für die Prüfung zugelassen. Diese sind in Sachen Kompetenz nicht mit nach TRBS 1203 befähigtem Fachpersonal vergleichbar. Wir empfehlen daher die Befähigungsnachweise von Prüfern mit in die Kriterien zur Ausschreibung mit aufzunehmen.

ISO-Zertifizierungen

ISO-Zertifizierungen – wichtige Unternehmensbereich wie Qualitätsmanagement, Arbeitsschutz und Umwelt werden von externen Auditoren zertifiziert. Fordern Sie diese ein und Sie können sich gewisser Standards sicher sein!

Referenzprojekte

Referenzprojekte – bei Ausschreibungen mit großem Umfang, sollte der Leistungsempfänger bei den Anbietern Referenzen aus Projekten mit vergleichbarem Umfang und Komplexität anfordern. Diese sollten nicht zu lange zurückliegen und auch mit persönlichen Kontakten versehen sein, damit die Zufriedenheit bei Bedarf in einem persönlichen Gespräch überprüft werden kann.

Datenformat und -erfassung

Datenformat und -erfassung – definieren Sie das Format, in dem die Dokumentation der Prüfungen erfolgen soll. Achten Sie hier auf revisionssichere, gerichtsfeste Dokumente. Einschränkungen der Technologie und/oder Hardware (z. B. vorgeschriebene Software / Prüfgeräte) sind dabei kontraproduktiv, da es Möglichkeiten gibt, die gewünschten Datenformate über Konverter zu erzeugen. Ebenso sollten Sie in der Ausschreibung festlegen, was der Prüfer an (Mess)-Daten erfassen soll, z. B. Kostenstellen, Gerätenummern usw.
Darum ist die DPG der richtige Ansprechpartner für Ausschreibungen:

Qualifikationen und Kriterien

Ziel einer Ausschreibung ist es, den perfekten Partner für ein Projekt zu ermitteln. Die DPG ist Ihr Ansprechpartner für die Prüfung elektrischer Anlagen jeder Art und Größe. Erfahren Sie im Folgenden, was uns zum Experten für Ihre Ausschreibungen macht. Durch die IHK ist die DPG für die Teilnahme präqualifiziert.

Fachkompetenz

Für die korrekte Angebotserstellung bei Ausschreibungen kommt es auf jedes Detail an. Aus diesem Grund prüfen wir Leistungsverzeichnisse genau. Nur so ist ein aussagekräftiges Angebot möglich. Unser Team setzt sich außerdem aus ausgebildeten Elektrofachkräften zusammen, die allesamt TRBS 1203 befähigt sind.

ISO-Zertifikate

Für die korrekte und normgerechte Durchführung von Ausschreibungen braucht es das nötige Fachwissen. Die DPG bringt die damit einhergehenden ISO-Zertifikate mit. So besitzen wir sowohl die Zertifizierung zum Qualitätsmanagement (9001) als auch zum Umweltmanagement (14001) und Arbeitsschutzmanagementsystem (45001).

Sicherheitszertifikate

Bei sicherheitsrelevanten Einrichtungen, die gerade in öffentlichen Bereichen häufig vorzufinden sind, reichen die ISO-Zertifizierungen in der Regel nicht aus. Hier werden weitere Sicherheitszertifikate gefordert. Auch in diesem Fall können Sie sich auf die DPG verlassen. So haben wir hierfür die nötigen Prüfer mit SÜ2-Zertifikaten.

Messgeräte und Dokumentation

Sämtliche Elektroprüfungen unterliegen strengen Auflagen, die sich sowohl auf die nötigen Messungen als auch auf die Technik beziehen, die hier Anwendung finden. Wenn wir an Ihren Ausschreibungen teilnehmen, versichern wir Ihnen, dass wir nur kalibrierte Messgeräte verwenden und hierfür auch die nötigen Nachweise vorlegen können. Selbstverständlich sind alle mit den Prüfungen einhergehenden Dokumentationen rechtssicher und gerichtsfest.

Kapazitäten und Planung

Bei allen Ausschreibungen ist eine konkrete Planung wichtig. Damit Sie von Anfang an Klarheit haben, ob wir Ihrer Timeline gerecht werden können, legen wir auf Wunsch ein Planungskonzept vor. So ist es möglich, die Prüfung für die angefragte Menge an Betriebsmitteln möglichst exakt zu terminieren.

Unterstützung bei Leistungstexten

Einer der Kerninhalte von Ausschreibungen das Leistungsverzeichnis, kurz LV, mit Leistungstexten zu einzelnen (Artikel)-Positionen. Dieses sollte für Ausschreibungen genau definiert sein. Haben Sie hier Fragen, können Sie auf die DPG bauen. Gern greifen wir Ihnen hier unterstützend unter die Arme.
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Häufig gestellte Fragen zu Ausschreibungen für Elektroprüfungen

Welche Angaben gehören in ein Leistungsverzeichnis für Elektroprüfungen?

Das Leistungsverzeichnis sollte Art und ungefähre Anzahl der zu prüfenden Geräte, Maschinen oder Anlagen möglichst eindeutig beschreiben. Wichtig sind außerdem Angaben zu Standorten, Einsatzbedingungen, anzuwendenden Prüfgrundlagen und dem erwarteten Prüfumfang. Organisatorische Vorgaben wie Betriebszeiten, Zutrittsregelungen, Sicherheitsunterweisungen, mögliche Abschaltungen und vorgesehene Ausführungszeiträume sollten ebenfalls benannt werden. Hinzu kommen Anforderungen an Kennzeichnung, Mängelmanagement, Prüfprotokolle, Datenfelder und Übergabeformate. Sind Mengen oder Anlagenbestände noch nicht vollständig bekannt, sollten Annahmen, Schätzmengen und Abrechnungsgrundlagen transparent dargestellt werden. Nur auf Basis vergleichbarer Leistungsanforderungen können Bieter belastbare und miteinander vergleichbare Angebote erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien?

Eignungskriterien betreffen die Frage, ob ein Unternehmen grundsätzlich in der Lage ist, den ausgeschriebenen Auftrag ordnungsgemäß auszuführen. Dazu können beispielsweise Fachkunde, personelle Kapazitäten, technische Ausstattung, Referenzen und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit gehören. Zuschlagskriterien dienen dagegen dazu, die wertbaren Angebote miteinander zu vergleichen und das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Neben dem Preis können hierbei auch Qualitäts-, Organisations- und Leistungskriterien berücksichtigt werden. Die Anforderungen sollten eindeutig formuliert und bereits in den Vergabeunterlagen erkennbar sein. Dadurch können Unternehmen gezielt nachweisen, dass sie die geforderten Voraussetzungen erfüllen und wie ihr Angebot bewertet werden soll.

Darf bei einer Ausschreibung neben dem Preis auch die Qualität berücksichtigt werden?

Um die Sicherheit von kraftbetriebenen Türen und Toren dauerhaft gewährleisten zu können, sind sie nach den Vorgaben des Herstellers grundsätzlich vor der Erstinbetriebnahme, nach wesentlichen Änderungen oder Reparaturen sowie in regelmäßigen Zeitabständen zu überprüfen. Die wiederholende UVV-Prüfung von Toren und Türen sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden.

Wie sollten Unklarheiten und Bieterfragen behandelt werden?

Unklare Mengenangaben, widersprüchliche Leistungsbeschreibungen oder fehlende technische Informationen sollten möglichst frühzeitig über den vorgesehenen Kommunikationsweg angesprochen werden. Eigene Annahmen können andernfalls dazu führen, dass Angebote nicht vergleichbar sind oder Leistungen unterschiedlich kalkuliert werden. Bei öffentlichen Vergaben müssen Antworten, die für die Angebotserstellung aller Unternehmen relevant sind, grundsätzlich einheitlich zur Verfügung gestellt werden. Werden wesentliche Informationen erst spät ergänzt oder Vergabeunterlagen erheblich geändert, kann eine Verlängerung der Angebotsfrist erforderlich sein. Ausschreibende Stellen sollten deshalb ausreichend Zeit für Rückfragen einplanen. Bieter wiederum sollten mit der Prüfung der Unterlagen nicht bis kurz vor Ablauf der Frist warten.

Kann ein Prüfunternehmen bei der Erstellung der Vergabeunterlagen unterstützen?

Eine technische Beratung oder Markterkundung vor Beginn eines Vergabeverfahrens kann sinnvoll sein, wenn der erforderliche Prüfumfang oder marktübliche Leistungsbestandteile noch nicht eindeutig feststehen. Ein erfahrenes Prüfunternehmen kann beispielsweise Hinweise zu Prüfarten, Mengengerüsten, Datenformaten und organisatorischen Anforderungen geben. Bei öffentlichen Vergaben muss jedoch darauf geachtet werden, dass kein beteiligtes Unternehmen einen ungerechtfertigten Informationsvorsprung erhält. Die Leistungsbeschreibung sollte neutral bleiben und den Wettbewerb nicht ohne sachlichen Grund auf einen bestimmten Anbieter oder ein bestimmtes System beschränken. Relevante Informationen aus einer vorherigen Beratung müssen gegebenenfalls auch den übrigen Bietern zugänglich gemacht werden. Eine frühere Mitwirkung schließt eine spätere Teilnahme somit nicht automatisch aus, erfordert aber ein transparentes Vorgehen.

Wann ist eine Vor-Ort-Besichtigung vor der Angebotsabgabe sinnvoll?

Eine Besichtigung kann bei komplexen Anlagen, mehreren Gebäudeteilen oder schwer einschätzbaren betrieblichen Bedingungen sinnvoll sein. Vor Ort lassen sich beispielsweise Zugänglichkeit, Sicherheitsanforderungen, räumliche Entfernungen, mögliche Abschaltungen und der tatsächliche Zustand vorhandener Dokumentationen besser beurteilen. Dadurch können Bieter den Personal-, Zeit- und Organisationsaufwand realistischer kalkulieren. Wird eine Besichtigung vorausgesetzt, sollten alle interessierten Unternehmen unter vergleichbaren Bedingungen Zugang erhalten. Außerdem muss genügend Zeit verbleiben, um die gewonnenen Erkenntnisse im Angebot zu berücksichtigen. Bei überschaubaren und vollständig dokumentierten Leistungen kann dagegen eine detaillierte schriftliche Beschreibung ausreichen.

Eignet sich eine Rahmenvereinbarung für wiederkehrende Elektroprüfungen?

Eine Rahmenvereinbarung kann sinnvoll sein, wenn Elektroprüfungen regelmäßig oder an mehreren Standorten abgerufen werden sollen. Sie legt grundlegende Bedingungen wie Preise, Leistungsarten, Reaktionszeiten, Dokumentationsanforderungen und Abläufe für spätere Einzelaufträge fest. Wichtig ist, das voraussichtliche Auftragsvolumen so genau wie möglich anzugeben und transparente Regeln für die jeweiligen Abrufe zu bestimmen. Auch der Umgang mit neuen Standorten, veränderten Mengen oder zusätzlichen Betriebsmittelarten sollte berücksichtigt werden. Im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung beträgt die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung grundsätzlich höchstens vier Jahre, sofern kein begründeter Sonderfall vorliegt. Welche Vorgaben konkret gelten, hängt vom jeweiligen Vergabeverfahren und dem anwendbaren Regelwerk ab.
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